OEA

Mercado Comum do Sul (MERCOSUL)

RESOLUÇÕES DO GRUPO MERCADO COMUM

MERCOSUL/GMC/RES. Nº 53/02 - PROCESSOS DE CREDENCIAMENTO PARA A CERTIFICAÇÃO DE SEMENTES E DE CERTIFICAÇÃO DE SEMENTES BOTÂNICAS NA REGIÃO

ANEXO III - PROCEDIMENTO PARA AUDITORIAS PARA O CREDENCIAMENTO


1. Propósito:

1.1 O propósito deste procedimento é definir a seqüência de eventos, ações, interfaces e responsabilidades envolvidas no processo de auditorias para o Credenciamento de solicitantes para a execução de tarefas inerentes à produção de semente certificada.

1.2. Alcance:

2.1 O alcance deste procedimento é desde que se contacta o solicitante a ser auditado até que se atualize a Lista de Credenciados com base nos resultados da auditoria.

2.2 Este procedimento se aplicará para as Auditorias Iniciais (prévias ao credenciamento) e para as Auditorias Periódicas (posteriores ao credenciamento).

1.3. Referências:

3.1 Critérios de Credenciamento.

3.2 Normas de Certificacão.

3.3 Relatório de Inspeção de Campo na Empresa.

3.4 Documentos do Auditado.

1.4. Definições:

4.1 SAC: Solicitação de Ação Corretiva.

4.2 Não Conformidade: qualquer situação fora de padrão.

4.3 Auditoria Inicial: Avaliação "in loco" do solicitante ao credenciamento com o propósito de verificar se os Critérios de Credenciamento foram implementados.

4.4 Auditorias Periódicas: Avaliação "in loco", posterior ao outorgamento do credenciamento e a intervalos definidos, com o propósito de verificar se são mantidas as condições em que o credenciamento foi concedido.

4.5 Equipe Auditora: Pessoa/Pessoas com conhecimentos de técnicas de auditoria, Critérios de Credenciamento e Normas de Certificação, autorizadas pela ACS para conduzir auditorias.

1.5. Responsabilidades:

5.1 Equipe Auditora: Preparar, conduzir auditoria e elaborar informes, emitir SAC e verificar as ações corretivas.

5.2 ACS: Contactar o solicitante, atualizar Lista de Credenciados e designar equipe auditora.

5.3 ACS: Notificar indeferimento/cancelamento ou aprovação/renovação de credenciamento.

1.6. Atividades:

6.1 Contactar o Solicitante

6.1.1 A ACS contactará o solicitante aprovado no Processo de solicitação para organizar uma avaliação "in loco" durante a época em que as atividades a auditar estejam sendo desenvolvidas.

6.2 Preparar a Auditoria

6.2.1 A ACS designará a equipe auditora.

6.2.2 A equipe auditora designada deverá::

6.2.2.1 Reunir informações prévias.

6.2.2.2 Preparar e enviar Agenda de Auditoria ao auditado para ser acordada (Anexo A), com uma antecipação mínima de 5 dias (úteis) a data da auditoria prevista. À ACS é reservado o direito de reduzir o período indicado em situações excepicionais

6.2.2.3 Preparar as Listas de Verificação (Anexo B) baseado nos Critérios de Credenciamento e Normas de Certificação aplicáveis

6.2.2.4 Verificar se o pagamento pela auditoria foi efetuado.

6.3 Conduzir Auditoria

A equipe auditora deverá:

6.3.1 Efetuar a reunião inicial, apresentando os auditores, revisando a agenda e acordando detalhes, explicando os métodos para usar na auditoria.

6.3.2 Reunir evidências.

6.3.3 Usar Listas de Verificação, tomar nota das evidências.

6.3.4 Entrevistar, revisar registros, verificar procedimentos postos em prática.

6.3.5 Efetuar reunião de auditores.

6.3.6 Efetuar a Reunião de Encerramento.

6.3.7 Apresentar resumo da auditoria e observações ou não conformidades se foram detectadas.

6.3.8 Informar data de entrega do Informe de Auditoria.

6.3.9 Se for encontrada não conformidades, continuar em 6.4.

6.4 Emitir SAC

6.4.1 A equipe auditora emitirá as SAC correspondentes a cada não-conformidade detectada durante a auditoria, as entregará ao auditado na Reunião de encerramento na qual será acordada a data de implementação das ações corretivas.

6.5 Elaborar Informe de Auditoria

6.5.1 A equipe auditora elaborará o Informe de Auditoria contendo: área/atividade auditada, participante, objetivo e alcance da auditoria, documentos revisados, resumo de atividades desenvolvidas, não-conformidades que foram detectadas.

6.5.2 Remeter o Informe ao auditado no prazo acordado na Reunião de encerramento e cópia à ACS.

6.6 Seguimento de Ações Corretivas

6.6.1 A equipe auditora verificará a implementação e eficácia das Ações Corretivas nas datas acordadas mediante verificações de documentação ou “in loco”.

6.6.2 Fechará as SAC se for verificado cumprimento no prazo e remeterá um Informe de Seguimento à ACS.

6.6.3 Se as SAC não foram fechadas, continuar em 6.7.

6.7 Notificar Indeferimento/Cancelamento

6.7.1 ACS notificará ao auditado que o credenciamento foi indeferido/cancelado quando as ações corretivas não forem implementadas no prazo estipulado.

6.7.2 O auditado poderá apelar de tal decisão mediante o Procedimento de Apelação.

6.8 Atualizar Lista de Credenciados

6.8.1 ACS atualizará a Lista de Credenciados, baseado nos resultados das auditorias.

6.8.2 ACS emitirá um certificado de aprovação/renovação aos solicitantes aprovados.

1.7. Registros:

7.1 Informes de Auditorias.

7.2 Listas de Verificação Preenchidas.

7.3 Informes de Seguimentos de Auditorias.

7.4 Notificações de Indeferimento/Cancelamento, Aprovação/Renovação.

7.5 Lista de Credenciados.

7.6 Registro de Pagamento.

7.7 Agenda de Auditoria.

7.8 Solicitação de Ações Corretivas.

1.8. Fluxogramas e Anexos:

8.1 Anexo A: Agenda de Auditoria.

8.2 Anexo B: Lista de Verificação.

8.3 Anexo C: Solicitação de Ação Corretiva.

8.4 Fluxograma do Procedimento para Auditorias para o Credenciamento.


ANEXO A:

AGENDA DE AUDITORIA

OBJETIVO:
 
ALCANCE:
 
DATA:
 
AUDITOR(ES):
 
CRONOGRAMA
DATA HORA AUDITOR: ATIVIDADES AUDITOR: ATIVIDADES
       
       
       
       
       
       
       
       

ANEXO B: LISTA DE VERIFICAÇÃO
 

AUDITADO:

ATIVIDADE AUDITADA:
DATA:
Ref. Requisito Perguntas relacionadas Comentários
       
       
       
       
       
       
       
       
       



ANEXO C: SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA

SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA
A EMPRESA:
 
DATA:
Nº. DE REGISTRO:
SAC Nº:
Área/ atividade auditada:
 
Descrição da não conformidade:



 
Não conformidade com (padrão/norma):


 
  Data para efetuar ação corretiva:
  Auditor:                                             Auditado:
Nome:                                                 Nome:

 

 Assinatura                                           Assinatura

B

Ação adotada para corrigir a não conformidade e prevenir repetição:







 Assinatura do Auditado                                                           Data

C

Verificação da ação corretiva adotada: Assinatura do Auditor Data

 

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